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¿Cómo ordenar y organizar una oficina?

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Una oficina es un espacio de trabajo en el que pueden llegar a convivir muchas personas. Establecer un método de organización y de ordenación es básico para no perder las cosas ni acabar comprando material de más.

Hay que tener en cuenta que la organización de una oficina depende de dos puntos: los objetos y la distribución de los muebles.

  • Artículos de oficina: hay que diferenciar entre los objetos y documentos de cada trabajador (que deberán ordenar personalmente) y entre los materiales comunes (con los cuales hay que llevar a cabo una organización todavía más minuciosa).
  • Distribución del espacio: la distribución del espacio viene limitada por la superficie de la oficina y por los muebles que escojamos. La solución para las oficinas pequeñas consiste en aprovechar el espacio vertical, es decir, equiparlas con baldas y con estanterías de oficina como las que puedes encontrar en Ractem.

De hecho, una de las primeras reglas de organización, tanto en la oficina como en el hogar, es la de la ordenación vertical. Esta forma de organización permite que se pueda acceder de forma rápida y fácil a los objetos almacenados sin que ocupen una gran superficie.

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Elementos de la oficina y su organización

Los muebles destinados al trabajo deben ser tan prácticos como sea posible. Para casi cualquier uso encontraremos un mueble fabricado especialmente para eso. Estos son algunos de los muebles “indispensables” en una oficina:

  • Mesa de escritorio: el escritorio es una de las partes más importantes. Un escritorio con cajones es el mueble perfecto para que los empleados puedan organizar sus objetos personales y su documentación.

Equipa las mesas con las sillas de oficina y de despacho, que suelen contar con ruedas para favorecer un fácil desplazamiento e incorporación al escritorio.

  • Estanterías: las estanterías metálicas son el mueble resistente perfecto para guardar los artículos de una oficina. Una de las opciones es la clásica estantería de ángulo ranurado, muy práctica y económica.

Y si buscas una estantería sólida con un diseño más elegante, la mejor opción es la estantería de acero cromado, a la que se le pueden añadir decenas de accesorios como expositores o barras para colgar ropa.

  • Perchero: precisamente un espacio para colgar la ropa, como un perchero o perchas de pared, es otro de los imprescindibles en la organización de una oficina.

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¿Cómo organizar los documentos de una empresa?

Aunque el trabajo en las empresas cada vez está más informatizado, los documentos siguen siendo un verdadero quebradero de cabeza a la hora de mantener el orden en la oficina. Para hacer la tarea más fácil, existen algunos consejos:

  1. Lo primero, hay que establecer un método de organización que todas las personas que manejan estos documentos conozcan. Existen diferentes formas de archivar los documentos como los colores, las etiquetas o los sistemas numéricos.
  2. Una buena idea es guardarlos en cajas para archivadores correctamente etiquetadas.
  3. Es necesario que estas cajas estén accesibles, por lo que no es recomendable apilar. Lo idóneo es guardarlas en los diferentes niveles de una estantería tubular, la más apropiada para archivo.
  4. Otro mueble muy útil para guardar la documentación es el archivador de metal, diseñado específicamente para este propósito.
  5. Y para la organización de las oficinas en las que se maneja y transporta mucha documentación es recomendable equiparse de un carro multiusos para poder transportar más fácilmente los documentos pesados.

En definitiva, unos sencillos consejos pero que ayudarán a ahorrar tiempo y a trabajar de forma mucho más cómoda en tu oficina o despacho.

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