Ya sabemos que las mudanzas Madrid pueden ser algo complicadas. Plantearnos cómo organizarla puede ser un momento muy estresante, y esto no debería ser así. Es cierto que es tedioso trasladar una oficina entera a otra parte, pero hay que visualizar el final y tomárselo como el comienzo de una nueva etapa.
A muchísimas empresas se le han quedado pequeñas las instalaciones iniciales, y han decidido trasladarse a un local más grande contratando un servicio de mudanzas de oficinas Madrid para hacer crecer su negocio. Como esta tendencia está en auge en Madrid, hoy hemos querido preparar un post especial sobre mudanzas centrándonos en las oficinas, ya que este tipo de mudanza es distinta al de una casa.
8 tips para una mudanza de oficina exitosa
Para que la mudanza de oficina sea un proceso más llevadero, hoy voy a mostrarte las claves que realmente importan dada la complejidad de este tipo de mudanza. Aunque te adelanto que las 2 claves importantes pueden resumirse en: planificación y organización.
Planificación
El tiempo de planificación de una mudanza de oficina varía según el tamaño de la empresa, el tipo de mudanza (si es nacional o internacional), la cantidad de muebles a trasladar, etc.
Normalmente, las pequeñas y medianas empresas necesitan aproximadamente unas ocho semanas, y las grandes pues puede variar entre tres y ocho meses. Hay que tener en cuenta este periodo, ya que será el que marque el ritmo de los siguientes pasos:
Organiza el calendario: traspasar la oficina supone paralizar la actividad de la compañía durante un tiempo. Lo mejor es hacerlo en la época del año en la que la empresa tenga una actividad menor.
Examina el nuevo espacio: estudiar el nuevo lugar al que te vas a trasladar es esencial para distribuir las nuevas zonas de trabajo, recepción, despachos… Asegúrate de plantearlo bien antes de colocar los muebles
Suministros: gestiona con antelación los traspasos de titularidad de luz, agua, telefonía e internet. Este proceso a veces se pasa por alto de primeras, ya que nos centramos demasiado en la organización general.
Organización
Coordina y organiza a todos los empleados para que colaboren con la mudanza. Para ello, lo ideal es seguir estos pasos:
Buena comunicación: informa a cada uno de los directores de departamento de cómo y cuándo se va a proceder. Ellos emitirán el mensaje a los empleados de su sección, y así, todos sabrán lo que deben hacer. Puedes dividir el trabajo por departamentos, para que sea más sencillo.
Empresa de mudanza: para trasladar una oficina, lo mejor es contar con una empresa de mudanzas especializada en este sector. El equipo de profesionales puede orientarte muy bien en el paso a paso y ofrecerte soluciones de espacio durante el proceso, como contratar temporalmente guardamuebles Madrid para almacenar los archivos.
Estudia el presupuesto: antes de contratar a la empresa de mudanzas pide presupuestos y compara entre varias. Hay empresas que ofrecen servicios de mudanzas baratas en la zona de Madrid. Y esto no es malo, simplemente acomodan el precio a lo que realmente necesitas.
A empaquetar: a la hora de organizar las cajas es importante establecer un orden. Lo mejor es escribir en cada una de ellas el departamento y asignarle un número (por ejemplo: Marketing/Caja 10), y apuntar en una lista cuantas cajas hay y el contenido de estas. De esta manera tardareis menos en desempaquetar y organizar la nueva oficina.
Avisa a los proveedores y clientes: comunica a todo aquel que tenga relación con la empresa la nueva dirección. Lo aconsejable es preparar un comunicado oficial y subirlo a la web de la empresa. Así, si se te ha olvidado alguien, podrá verlo rápidamente por internet.
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